إرث من الابتكار والجودة والخبرة الطهوية
اطّلع على نشرة قودي
إرث من الابتكار والجودة والخبرة الطهوية
اطّلع على نشرة قودي
حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية.. الدليل المختصر لا تعتبر مسألة حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية مسألة هامشية أبدًا لمن أراد دخول هذا المجال. لماذا؟
نحن نتحدث عن أكبر مكان مخصص للسياحة الدينية في العالم. مع التحفظ بالطبع على كلمة (سياحة)، فالحج والعمرة شعيرة دينية في المقام الأول في ديننا، ولكن نستخدم لفظة (سياحة) تصنيفيًا فحسب للدلالة على قوة وأهمية المورد، والتعامل مع ما يتعلق به بجدية تامة.
هب أنك تريد أن تفتح مطعمًا أو فندقًا في السعودية. ما هي الاعتبارات التي يجب أن تضعها في اهتمامك؟ ما الذي يجب أن تبحث عنه؟ ما هي أولوياتك؟
هذا المقال يعتبر بمثابة الدليل المختصر لبحث مسألة حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية مع تقديم حلاً فوريًا في نهاية المقال.
لنبدأ...
عند الحديث عن حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية فإن هذا المصطلح يذهب بنا إلى منحيين: منحي فكري وآخر برمجي. المنحى الفكري: يتعلق بإدراك العمليات التشغيلية والخاصة بالمطاعم كافة ، مثل:
- تقليل تكلفة التشغيل
- ضبط جودة المطبخ
- توحيد الطعم بين الفروع
- إدارة سلاسل المطاعم
- تشغيل المطابخ الفندقية
- تحسين الإنتاجية في المطبخ
- .......وغيرها من حلول إدارة المطابخ التجارية
أما المنحى البرمجي: فهو يتعلق بالحل البرمجي الذي يتعامل مع جميع هذه العمليات. ويوجد بالطبع أكثر من حل برمجي لإدارة حلول تشغيل المطاعم والفنادق سواء على مستوى كل عملية، أو إدارة المطعم ككل.
في عالم تشغيل المطاعم والفنادق يوجد ما يُسمى بإجراءات التشغيل القياسية Standard Operating Procedures أو التي يُطلق عليها اختصارًا SOPs وهي تشير إلى الخطوات التفصيلية (المكتوبة) التي يجب على كل مطعم أن يتبعها حتى تحقق أعلى مستويات الجودة في الأداء وتحقيق معايير الأمان التي تضمن سلامة العاملين والعملاء، وكذا الحد من أخطاء الموظفين للحد الأدنى.
لا تختلف أنواع حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية عن غيرها من البلدان من حيث آلية عمل البرامج، ولكنها تختلف من حيث توافقها مع هيئة الزكاءة والضريبة والجمارك. فهذا من شأنه جعل عملية الالتزام بالقوانين أكثر سهولة، وتجنب التعرض لأي مخالفات. ولكن القاعدة الأساسية واحدة ويمكن البناء عليها في أي مجتمع.
والغرض الرئيسي من حلول تشغيل المطاعم والفنادق من خلال SOPs هو التأكد من ثبات الأداء على جميع المستويات والأماكن. فلو كان للمطعم عدة فروع لا يشعر العميل باختلاف في الأداء، سواء أحضر في المطعم أو طلب في منزله Delivery.
في الواقع أهمية هذه الأنظمة تحتاج إلى وقفة تفصيلية بعض الشيء...
ليس من المستحب أبدًا الآن – وفي ظل عصر رقمنة العمليات – تجاهل حلول تشغيل المطاعم والفنادق الرقمية. بل إن أهميتها تتسع لتشمل العديد من المميزات، مثل:
1. توفير الوقت: حتى تستشعر أهمية ما تم توفيره من الوقت، حاول إجراء نفس العملية بدون الاعتماد على أدوات ووسائل رقمية. حاول أن تتخيل أن تتلقى طلب العميل بالهاتف، ثم تكتبه، ثم تحمله إلى المطبخ ليتم تنفيذه، ثم يأخذه عامل التوصيل، ويراجع العنوان معك مرة بعد مرة، ثم يصل إلى العنوان ليكتشف أنه خطأ، وغيرها من الأخطاء المزرية. لا نتحدث عن الأخطاء هنا بقدر الوقت المهدر بسبب ارتكاب تلك الأخطاء.
2. تقليل الخطأ البشري أو حذفه تمامًا: تخيل أن يطلب العميل طلبًا ويخطئ في توصيله الموظف المسئول، مقارنة بطلب يتم طلبه من خلال القائمة الإلكترونية E-Menu تنتقل بعدها تفاصيل الطلب إلى المطبخ مباشرة. هذا مثال واحد. هناك العديد من الأمثلة في مراحل مختلفة من التشغيل، تضمن تقليل نسبة الخطأ للحد الأدنى أو إلغاؤه تمامًا.
3. تقديم تجربة خدمة عملاء استثنائية: فالعميل الآن عبارة عن جزء من نظام مغلق. كل ما عليه هو القيام بدوره في هذا النظام (عمل الطلب Order). ثم يجد نفسه جزءًا من منظومة متكاملة غرضها تقديم خدمة استثنائية له. هذا بخلاف برامج الولاء التي تجعل العميل يرتبط بالعلامة التجارية أكثر من غيرها.
4. إدارة المخزون بفعالية: فجميع الأصناف مسجلة في دخولها وخروجها من المخزن. هذا يعطي مؤشرًا لمدير المشتريات بضرورة التحرك في وقت محدد لتعويض النقص في أحد الأصناف قبل أن ينتهي تمامًا. كذلك ينتبه إلى الأصناف التي لا يتم استخدامها كثيرًا حتى ينبه على المطبخ بضرورة صناعة أصناف مميزة منها، وإبلاغ قسم التسويق بها ليبدأ الترويج لها، والانتهاء منها قبل أن تتلف.
5. تتبع وزيادة المبيعات: من خلال معرفة ما يحبه الزبائن أكثر من غيره. يساعد هذا إدارة التسويق على عمل عروض مناسبة لزيادة المبيعات، من خلال الأطباق الأكثر مبيعًا، وكذا الأكثر ربحية.
6. تقارير الأداء والتطوير: لا يمثل التدفق النقدي من المطعم مقياسًا للنجاح. هناك مطاعم تكسب الكثير من المال ولكنها تحقق خسارة حقيقية كل يوم. لن يساعدك على ملاحظة ذلك وتتبعه إلا تقارير المبيعات المسجلة التي توضح لك:
- ما هي الأصناف الأكثر مبيعًا
- ما هي الوصفات الأكثر ربحية
- ما هو المخزون الذي ينتهي سريعًا
- ما هو القسم الذي يكلف كثيرًا
- ... وغيرها من تقارير الأداء التي تساعد المدير على اتخاذ القرارات والتطوير.
دعنا نساعدك بالمزيد في قودي لحلول الطهي
ما هي الخطوات التي ننصح بها في قودي لحلول الطهي
في الواقع تحدثنا عن أبرز ما ينبغي أن يكون متوفرًا في أنظمة حلول تشغيل المطاعم والفنادق. فقائمة المميزات السابقة تخبرك بضرورة ما يجب أن يتوفر بالفعل.
ولكن لو كان هناك صفة أساسية يجب أن تتوفر في نظام لتشغيل المطاعم بكفاءة فهي: التكامل Integration. والمقصود بالتكامل هنا أن يكون هناك اتصال متكامل بين جميع أجزاء وأقسام المطعم، بداية من إجراء الطلب من الزبون Order وحتى استلامه، مرورًا بعملية التشغيل نفسها.
ففي حالة الاعتماد على أنظمة مؤتمتة بالكامل، فور أن يطلب العميل طلبه تذهب مباشرة إلى الأقسام التي ستتعامل مع هذا الطلب. المطبخ ليبدأ في تجهيزها، المبيعات ليبدأ في تحصيل قيمتها، التوصيل Delivery ليستعد لتسليمها، وهكذا.
ولكن، ما هي المعايير التي يجب أن تتوافر في أي نظام من أنظمة حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية حتى تكون متوافقة مع معايير SOPs؟ هذا ما تجيب عنه القائمة التالية:
أي نظافة العاملين كافة، وسلامة تخزين الغذاء حتى لا يفسد.
كيف سيتم استقبال العملاء؟ هل سيتم الحجز قبل الحضور أم بأسبقية الحضور؟ متى سيتم تلقي الطلبات من العملاء؟ ما هو الزمن القياسي لتنفيذ كل طلب؟ كيف سيتم تلقي شكاوى العملاء؟ كيف سيتم التعامل مع تلك الشكاوى ومن هو الشخص المسئول عن هذه المهمة؟ إجابة جميع الأسئلة السابقة وأكثر توضح خريطة التعامل المثالية مع العملاء.
بمعنى متى سيبدأ عمل المطعم، أو ما هي عدد ومواعيد الورديات لو كان المطعم يعمل لمدة 24 ساعة؟ وما هي إجراءات التعامل مع ساعات الذروة؟ ومتى فترات الراحة اليومية والأسبوعية وكيف سيتم توزيعها؟ ما هو نظام العمل في ساعات الذروة سواء في نهاية الأسبوع أو المواسم والأعياد؟
وهي أحد نقاط القوة في أي مطعم. لا ينبغي على مطعم – وبالأخص إذا كان به رواج – أن يغفل عن تناقص الأصناف التي عليها سحب كبير أو تراكم الأصناف التي لا يوجد عليها سحب. بل إن تهيئة المخزن نفسه لسهولة الوصول إلى الأصناف يعتبر أحد أهم معايير إدارة المخزون بكفاءة وفعالية. كذلك لا ينبغي إغفال أهمية مراقبة وتسجيل كل وارد وخارج لمراقبة تناقص المخزون، وكذا تجنب محاولات السرقة.
يشمل ذلك آلية تنظيف الطاولات بعد انتهاء الزبون من تناول الطعام، وكذلك تنظيف المطبخ وأواني الطبخ. هذا بالإضافة إلى النظافة العامة وإجراءات التنظيف والتعقيم الخاصة بالموظفين. بل يدخل في ذلك أنواع المنظفات المستخدمة ورائحتها بحيث لا تؤثر على جودة الطعام المقدم، أو تفرز رائحة غير مناسبة تفسد عملية تناول الطعام في المطعم أو في الطلب المقدم.
الفعالية الحقيقية تأتي عندما يتم اعتماد برنامج إدارة إلكتروني متكامل يتعامل مع جميع العمليات السابقة في المطعم. هذا من شأنه مساعدة مدير المطعم (أو المالك) على متابعة وتحسين الأداء، وكذلك التطوير وتبني إجراءات توسعة في حالة الرغبة في فتح فروع جديدة.
ينبغي على أنظمة حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية أن تحتوي على أنظمة:
- عرض ومتابعة الطلبات: داخليًا في المطعم وخارجيًا لطلبات الـ Delivery.
- إدارة الطاولات: داخليًا في المطعم.
- إدارة المخزون: للتعرف على ما ينتهي أولاً بأول لتعويضه، وتحريك المخزون الراكد بالعروض.
- نقاط البيع: لإدارة عمليات البيع وإعداد التقارير المحاسبية بسهولة للتعرف على حجم المبيعات وأكثر الوصفات ربحية.
- نقاط الولاء: فيحتسب للعميل نقاط كلما اشترى من/زار المطعم للحصول على هدايا.
- إدارة قوائم الطعام: تتغير قوائم الطعام بسرعة كبيرة، ما بين تغيير أصناف، نفاد أصناف من المخزن، تطوير وصفات، تعديل أسعار، إلخ.
- إدارة المطعم ككل: بالعاملين فيه وتوزيع مهامهم والإشراف عليهم، والتأكيد من تنفيذ العمليات بدقة وانسجام.
كلما كان النظام متكاملاً يغطي جميع البنود السابقة وأكثر، كلما كان أكثر كفاءة. فالاعتماد على الحد الأدنى من الأنظمة الإلكترونية هو الذي يمنع التشتت ويصنع عملية النجاح في إدارة المطاعم والفنادق.
قد تساعدك حلول تشغيل المطاعم والفنادق في السعودية على إدارة مطعمك بكفاءة وفعالية، ولكن لن يُغني نظام إلكتروني عن بناء العقلية التي وراء هذا النظام. تجهيز العقلية البشرية التي تتميز بالملاحظة والتسجيل هو الذي سيصنع النظام الإلكتروني الذي يدير هذه العمليات بالدقة التي ترغب فيها. لذلك فإن عملية بناء العقلية هي ما نسعى إليه أولاً في قودي لحلول الطهي قبل تقديم الحل الإلكتروني المناسب.
